Zadbaj o najwyższy i najszybszy zwrot podatku z PIT do 45 dni. Kolejną kwestią na którą należy zwrócić uwagę jest fakt, że pracodawca uwzględnia w zaliczkach ulgę dla pracującego seniora, jeśli podatnik złoży mu stosowne oświadczenie. Dodatkowo, płatnik nie weryfikuje uprawnień do zastosowania zwolnienia z opodatkowania
Oświadczenie PIT-2 - zasady wypełniania i stosowania po zmianie przepisów Od 1 lipca 2022 r. pracodawcy stosują do ustalenia wysokości zaliczki na podatek od przychodów ze stosunku pracy nową kwotę zmniejszającą podatek, która wynosi 300 zł miesięcznie. Prawo do tego zmniejszenia przysługuje jednak tylko tym pracownikom, którzy złożyli pracodawcy oświadczenie PIT-2. Do końca 2022 r. kwotę zmniejszającą może stosować tylko jeden płatnik podatku (którym oprócz pracodawcy jest najczęściej ZUS). Od 1 stycznia 2023 r. podatnik, który osiąga przychody z więcej niż jednego źródła, będzie mógł upoważnić nawet 3 płatników (w tym zleceniodawcę) do uwzględniania tego zmniejszenia w odpowiedniej części przy obliczaniu zaliczki na podatek, składając im w tym celu oświadczenie. Jest to rewolucyjna zmiana w stosunku do stanu prawnego, jaki obowiązuje do 31 grudnia 2022 r. Złożenie pracodawcy oświadczenia PIT-2 przez pracownika, czyli oświadczenia dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, skutkuje tym, że zaliczka na podatek od uzyskiwanych przychodów jest zmniejszana o dodatkową kwotę. Od 1 lipca 2022 r. wynosi ona 300 zł miesięcznie (do 30 czerwca 2022 r. była to kwota 425 zł) i musi być stosowana do przychodów osiągniętych od tej daty. Jednak nie każdy pracownik będzie uprawniony do skorzystania z omawianego obniżenia. Podatnicy uprawnieni do złożenia PIT-2 Do 31 grudnia 2022 r. oświadczenie może złożyć pracodawcy (przy łącznym spełnieniu poniższych warunków) : a) osoba będąca pracownikiem, czyli pozostająca w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy (art. 32 ust. 3 w zw. z art. 12 ust. 4 ustawy o pdof); nie są zatem uprawnione do skorzystania z preferencji inne osoby np. zleceniobiorcy lub wykonawcy umowy o dzieło, oraz b) ww. osoba, która: nie otrzymuje emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika albo otrzymuje je za pośrednictwem płatnika i złożyła organowi rentowemu wniosek o rezygnację ze stosowania kwoty zmniejszającej podatek od zaliczki obliczonej od pobieranego świadczenia, nie osiąga dochodów z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, nie osiąga dochodów z pozarolniczej działalności gospodarczej, od których jest obowiązana opłacać zaliczki na podatek, nie otrzymuje świadczeń pieniężnych wypłacanych z Funduszu Pracy lub z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, określi ten zakład pracy jako właściwy do stosowania zmniejszenia zaliczki na podatek. Od 1 stycznia 2023 r. uprawniony do złożenia PIT-2 będzie też zleceniobiorca i wykonawca umowy o dzieło. Częstotliwość składania PIT-2 i wysokość kwoty zmniejszającej podatek Oświadczenie PIT-2 zachowuje ważność, jeżeli stan faktyczny wynikający z oświadczenia złożonego przez pracownika w latach poprzednich nie uległ zmianie. To oznacza, że nie ma potrzeby ponownego składania oświadczenia przez podatnika, jeżeli okoliczności poświadczone poprzednio nie mają wpływu na prawo do stosowania zmniejszenia. Nie wpływa na to też zmiana wzoru formularza ani kwoty zmniejszającej podatek. Z inną sytuacją mamy do czynienia, jeżeli zmieniły się przepisy, wskutek czego podatnik utracił prawo do stosowania zmniejszenia lub zachował je, ale obowiązują w tym zakresie inne zasady i chce z nich skorzystać. Od 1 stycznia 2023 r. podatnik, który otrzymuje przychody od więcej niż jednego płatnika podatku, będzie mógł złożyć nie więcej niż 3 płatnikom (będącym zarówno innym pracodawcą, jak i zleceniodawcą czy zamawiającym - w przypadku umowy dzieło) wniosek o stosowanie przez każdego z nich kwoty zmniejszającej podatek w odpowiedniej, proporcjonalnej części. Jest to prawo, a nie obowiązek podatnika. Zatem nic nie stoi na przeszkodzie, aby taki podatnik zobowiązał tylko jednego płatnika do zmniejszania miesięcznej zaliczki na podatek. Upoważnienie więcej niż jednego płatnika do stosowania tej kwoty powoduje, że podatnik będzie musiał odwołać poprzednio złożone oświadczenie PIT-2 (do końca 2022 r. może je otrzymać tylko jeden płatnik podatku). Do 31 grudnia 2022 r. nie ma bowiem możliwości dzielenia kwoty zmniejszającej, ale można przenieść prawo do jej stosowania na innego płatnika. Tabela. Zasady stosowania kwoty zmniejszającej podatek do 31 grudnia 2022 r. i od 1 stycznia 2023 r. Liczba płatników podatku Wysokość kwoty zmniejszającej miesięczne zaliczki na podatek do 31 grudnia 2022 r. Wysokość kwoty zmniejszającej miesięczne zaliczki na podatek od 1 stycznia 2023 r. 1 300 zł i może ją stosować tylko jeden wybrany przez podatnika płatnik podatku 300 zł (3600 zł x 1/12 kwoty zmniejszającej podatek) 2 150 zł (3600 zł x 1/24 kwoty zmniejszającej podatek) 3 100 zł (3600 zł x 1/36 kwoty zmniejszającej podatek) PRZYKŁAD Pracownik pobiera emeryturę, której płatnikiem jest ZUS. Organ ten stosuje przy obliczaniu zaliczki na podatek od świadczenia kwotę zmniejszającą podatek. Pracownik złożył w ZUS z końcem czerwca 2022 r. oświadczenie o zaprzestaniu stosowania tego zmniejszenia do zaliczki od emerytury. Jednocześnie upoważnił swojego pracodawcę, aby uwzględniał on kwotę zmniejszającą przy obliczaniu zaliczki na podatek od przychodów ze stosunku pracy. Pracodawca odliczy kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał to oświadczenie. W czerwcu 2022 r. pracodawca nie miał już takiej możliwości, a zatem dokona tego od zaliczki naliczonej od wynagrodzenia, które wypłaci z końcem lipca 2022 r. Wzór oświadczenia PIT-2 Komentarz 1. W poz. 1 PIT-2 podatnik wskazuje swój identyfikator podatkowy, którym jest PESEL (dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej, niebędących zarejestrowanymi podatnikami VAT, niebędących pracodawcami lub płatnikami składek) lub NIP (dla pozostałych podatników, dla których identyfikatorem właściwym nie jest PESEL). Komentarz 2. W bloku A w poz. od 2 do 4 PIT-2 podatnik podaje swoje imię i nazwisko oraz datę urodzenia. Komentarz 3. W bloku A podatnik określa płatnika, podając jego nazwę, jako właściwego do zmniejszania miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej. Jednocześnie podatnik oświadcza, że nie spełnia warunków negatywnych do stosowania tego zmniejszenia. Komentarz 4. W bloku B podatnik podaje datę wypełnienia oświadczenia i składa podpis. Rekomenduje się, aby na oświadczeniu płatnik podał też datę otrzymania PIT-2 od pracownika, mimo że wzór nie zawiera takiej pozycji. Ma to znaczenie w przypadku sporu z podatnikiem przy ustalaniu, czy płatnik zastosował zmniejszenie w odpowiednim terminie. Płatnik odlicza bowiem kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał to oświadczenie. PODSTAWA PRAWNA: art. 12 ust. 4, art. 32 ust. 3-3aa, ust. 4, art. 34 ust. 2a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - z 2021 r. poz. 1128; z 2022 r. poz. 1265 art. 1 pkt 13, pkt 20, art. 40 pkt 1, pkt 3 ustawy z 9 czerwca 2022 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw - z 2022 r. poz. 1265 Bożena Goliszewska-Chojdak ekonomista, specjalista z zakresu kadr i płac, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, praktyk z kilkunastoletnim doświadczeniem w dziale personalnym
Oświadczenie o dochodach pracownika na cele ZFŚS. Obowiązujące przepisy nie regulują zasad rozdzielania środków pochodzących z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) na poszczególne cele ani zasad przyznawania świadczeń socjalnych uprawnionym osobom. Zasady te powinny być ustalone wewnętrznie – w regulaminie
Izabela NowackaEkonomista, specjalizuje się w prawie pracy, ubezpieczeniach społecznych i prawie podatkowym. Autorka licznych publikacji z zakresu rozliczania wynagrodzeń, współpracuje z wieloma wydawnictwami, jest autorką publikacji w Rzeczpospolitej, Monitorze Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych, Monitorze rachunkowości budżetowej
Aby skorzystać z nowej preferencji podatkowej już od tej daty pracownik musi złożyć pracodawcy (płatnikowi) stosowne oświadczenie. Złożenie oświadczenia zwolni płatnika z obowiązku poboru zaliczek na podatek. Limit kwotowy zwolnienia z PIT dla młodych w roku 2019 wynosi 35 636,67 zł.
Jak dostarczyć pracownikowi PIT-11? Pracodawcy (jako płatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych) mają obowiązek dostarczyć swoim pracownikom (także zleceniobiorcom i wykonującym umowę o dzieło) informację PIT-11 do końca lutego roku następującego po roku podatkowym (w 2021 r. wyjątkowo ostatnim dniem, w którym mogą to zrobić to 1 marca). Mogą to zrobić zarówno w formie papierowej (doręczyć osobiście lub wysłać pocztą za potwierdzeniem odbioru), jak również w formie elektronicznej. Jak to zrobić? Czym jest PIT-11? PIT-11 to imienna (przygotowana dla konkretnego podatnika) informacja o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy w danym roku podatkowym. Podstawą prawną funkcjonowania w polskim systemie prawnym informacji PIT-11 są przepisy art. 35 ust. 10, art. 39 ust. 1, art. 42 ust. 2 pkt 1, art. 42a ust. 1, art. 42e ust. 6, art. 42g ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT). Informacja PIT-11 zawiera: - dane płatnika przygotowującego informację ( pracodawcy, zleceniodawcy, zamawiającego dzieło w ramach umowy o dzieło); - dane podatnika podatku dochodowego (osoby fizycznej - w tym pracownika, zleceniobiorcy, wykonującego umowę o dzieło); - informacje o uwzględnionych w toku poboru podatku (zaliczek) kosztach uzyskania przychodu z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej; - kwoty dochodów podatnika uzyskanych w danym roku od tego płatnika, - kwoty pobranych przez płatnika zaliczek na PIT oraz kwoty pobranych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, Jakie dochody w PIT-11? Warto wskazać, że w PIT-11 mogą znaleźć się informacje o różnych rodzajach dochodów, w szczególności: - Należności ze stosunku: pracy, służbowego, spółdzielczego i z pracy nakładczej, wypłacone przez zakład pracy; - Należności z tytułu umowy zlecenia; - Dochody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 13 pkt 2, 4–9 ustawy o PIT, w tym z umowy o dzieło oraz czynności związanych z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich; - Dochody z praw autorskich i praw pokrewnych oraz innych praw, o których mowa w art. 18 ustawy o PIT (także z praw do projektów wynalazczych, praw do topografii układów scalonych, znaków towarowych i wzorów zdobniczych), w tym również z odpłatnego zbycia tych praw; - Należności z tytułu praktyk absolwenckich lub staży uczniowskich; - Przychody z innych źródrł ( zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacone przez zakład pracy, należności z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej, należności za pracę przypadające tymczasowo aresztowanym lub skazanym, świadczenia wypłacone z Funduszów: Pracy i Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, należności wynikające z umowy aktywizacyjnej, a także kwotę stypendium, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 40b ustawy o PIT, w wysokości przekraczającej kwotę zwolnioną od podatku). Kto i kiedy składa PIT-11? PIT-11 składają płatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, a także niebędący płatnikami: rolnicy, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej ( pracodawcy, zleceniodawcy, zamawiający dzieło w ramach umowy o dzieło). Informację PIT-11 płatnik musi sporządzić i wysłać do urzędu skarbowego (wyłącznie w formie elektronicznej) do 31 stycznia następnego roku. Jako, że w 2021 roku 31 stycznia wypadał w niedzielę, to termin przesunął się w tym roku wyjątkowo (zgodnie z art. 12 § 5 Ordynacji podatkowej) na poniedziałek 1 lutego 2021 r. Pracownikowi trzeba wysłać PIT-11 do końca lutego następnego roku. Jako, że w 2021 roku ostatni dzień lutego (28.) wypada w niedzielę, to termin przesuwa się (zgodnie z art. 12 § 5 Ordynacji podatkowej) na poniedziałek 1 marca 2021 r. Jeżeli za dany rok pracodawca składa więcej niż jeden PIT-11 – który dotyczy przychodów danego pracownika i nie jest korektą poprzedniego – nie trzeba uwzględniać w nim kwot wykazanych w poprzednio przesłanych PIT-11 (ponieważ nie sumuje się ich). W takiej sytuacji w PIT-11 trzeba podać tylko kolejny numer formularza, który składa się za ten rok (w polu nr 5 PIT-11). Jeżeli przesłane przez pracodawcę w trakcie roku podatkowego PIT-11 zawierają kompletne dane niezbędne do sporządzenia zeznania podatkowego – nie trzeba przesyłać PIT-11 po zakończeniu roku. Wskazane terminy nie dotyczą płatników (pracodawców), którzy kończą prowadzenie działalności. W takim przypadku formularze trzeba złożyć do dnia zaprzestania działalności. Więcej na ten temat: Właściwy PESEL lub NIP pracownika w PIT-11, PIT-R, PIT 4R, czy PIT 8AR Jakie są aktualne wersje (wzory) formularza PIT-11? PIT-11(26) - wersja 26 obowiązuje od 18 listopada 2020 r. i dotyczy przychodów, dochodów (strat) uzyskanych (poniesionych) w 2020 roku. Wersja 26 wzoru PIT-11 jest określona w rozporządzeniu Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z 21 października 2020 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych - Dz. U. 2020 poz. 1940. Zatem ten wzór formularza stosować powinni pracodawcy przygotowujący informację PIT-11 za 2020 rok. PIT-11(27) - wersja 27 obowiązuje od 18 listopada 2020 r. i dotyczy przychodów, dochodów (strat) uzyskanych (poniesionych) od dnia 1 stycznia 2021 r. Wersja 27 wzoru PIT-11 jest określona w rozporządzeniu Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z 28 grudnia 2020 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych - Dz. U. 2020 poz. 2432. Niestety obowiązujące przepisy podatkowe nie regulują kwestii sposobu (trybu) dostarczenia (przekazania, przesłania) podatnikom informacji o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 przez płatników. Takich przepisów próżno szukać w ustawie o PIT. Także przepisy Ordynacji podatkowej regulacji dot. sposobu dostarczenia podatnikom informacji PIT-11 nie zawierają, w odróżnieniu od kwestii składania przez płatników PIT-11 do właściwych urzędów skarbowych informacji, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, co zostało uregulowane w art. 3a, art. 3b Ordynacji podatkowej. A warto wskazać, że niedostarczenie przez płatnika podatnikowi przewidzianych prawem informacji (w tym informacji PIT-11) jest zagrożone karą grzywny do 180 stawek dziennych na podstawie art. 80 § 2 Kodeksu karnego skarbowego. Wobec tego płatnicy zdani są na indywidualne interpretacje podatkowe i wskazówki z nich płynące. Informację PIT-11 płatnicy (np. pracodawcy) mogą z pewnością dostarczyć pracownikom i innym rozliczanym podatnikom (np. zleceniodawcom) zarówno w zwykłej formie papierowej (doręczyć osobiście wydrukowany egzemplarz lub wysłać pocztą za potwierdzeniem odbioru), jak również w formie elektronicznej. W najnowszej interpretacji indywidualnej dot. tej kwestii (z 17 lutego 2021 r. - sygn. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że: (...) uznać należy, że przekazanie/przesłanie podatnikom informacji PIT-11 przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (podany w tym celu) pod warunkiem, że zachowano wzór informacji PIT-11. Podkreślić należy, że wykorzystywanie platform internetowych, systemów elektronicznych, aplikacji itp. jest w obecnych czasach popularnym i powszechnie przyjętym sposobem wykonywania obowiązków przez pracowników czy zleceniobiorców, realizowania zleceń/poleceń/wniosków z zakresu kadr czy płac. Niejednokrotnie korzystanie z ww. platform internetowych, systemów elektronicznych, aplikacji jest obowiązkiem pracownika określonym poprzez wewnętrzne regulacje jednostki, np. w regulaminie pracy, umowie o pracę, umowie zlecenia, zarządzeniu, itp. Dyrektor KIS przypomniał, że do obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych należy: obliczenie podatku, pobranie od podatnika podatku, wpłacenie podatku we właściwym terminie organowi podatkowemu, sporządzenie we właściwej formie informacji o wysokości osiągniętych dochodów i przekazanie jej podatnikowi i organowi podatkowemu. Zdaniem Dyrektora KIS z przepisów art. 8 Ordynacji podatkowej, art. 39 ust. 1 oraz art. 42 ust. 2 pkt 1 w związku z art. 42g ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 80 § 2 Kodeksu karnego skarbowego wynika, że w przypadku wystawienia informacji – PIT-11 w formie elektronicznej, konieczne jest aby: informacja PIT-11 sporządzona była według wzoru ustalonego przez ministra właściwego ds. finansów publicznych; podatnicy wyrazili zgodę na otrzymanie informacji PIT-11 w formie elektronicznej; informacja PIT-11 opatrzona była bezpiecznym podpisem elektronicznym przez osobę wyznaczoną do obliczenia i pobrania podatku; płatnik dysponował dowodem faktycznego przekazania i doręczenia podatnikowi wiadomości elektronicznej, którą przesłano PIT-11. Tylko bowiem w przypadku spełnienia wszystkich ww. warunków możliwe jest uznanie, że płatnik w sposób prawidłowy wykonał ciążący na nim obowiązek przekazania pracownikowi informacji PIT-11. W ww. interpretacji Dyrektor KIS uznał za prawidłowy następujący tryb dostarczenia pracownikom informacji PIT-11 poprzez platformę (stronę) internetową: informacja PIT-11 zostanie sporządzona według ustalonego przez Ministra Finansów wzoru; podatnicy (pracownicy) wyrażą zgodę na otrzymanie informacji w formie elektronicznej – w dowolnej formie, np. jako pisemne oświadczenie pracownika lub też pracodawca/płatnik wprowadzi odpowiednie zapisy do regulaminu pracy, w którym wskazana została opisywana forma przekazania PIT-11 poprzez platformę internetową; informacja ta zostanie opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną do wystawiania PIT-11 w imieniu pracodawcy/płatnika; informacja PIT-11 zostanie zamieszczona na platformie przed końcem lutego roku następnego po roku, którego ona dotyczy i w tym samym terminie podatnik (pracownik) uzyska informację o przesłaniu PIT-11 w tej formie (w formie SMS lub e-mail – na numer telefonu/adres podany przez siebie); płatnik będzie dysponował dowodem (w formie raportu wygenerowanego z platformy internetowej) faktycznego przesłania podatnikowi PIT-11 poprzez platformę i przekazania mu informacji o zamieszczeniu tego dokumentu na platformie; W innej interpretacji Dyrektor KIS zwrócił uwagę na przekazanie podatnikom informacji PIT-11 koniecznie w nieedytowalnej postaci (np. w pliku PDF) i podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym: (...) zgodzić należy się z Wnioskodawcą, że przekazanie pracownikom informacji PIT-11 w opisany we wniosku sposób, tj. poprzez ich udostępnienie przy użyciu indywidualnego loginu i hasła pracownika w formie elektronicznej (jako nieedytowalnego pliku w formacie PDF zgodnie z obowiązującym wzorem informacji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów, podpisanego za pomocą podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu przez osobę wyznaczoną do obliczenia i poboru podatku) na zabezpieczonej platformie internetowej (Portalu) oraz przy jednocześnie przeprowadzonej kampanii informującej pracowników o zmianie sposobu przekazywania informacji PIT-11 i wydania odpowiedniego aktu wewnętrznego regulującego nowy sposób jej dostarczania stanowi realizację obowiązku wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Skoro dostęp do ww. platformy jak podaje Wnioskodawca zostaje nadany w momencie zatrudnienia lub kilka dni po zatrudnieniu i realizowany jest przez przeglądarkę internetową (za pośrednictwem komputera, telefonu komórkowego czy tabletu) oraz dostęp do niego będzie aktywny będzie do kliku dni po zakończeniu miesiąc, w którym dojdzie do ustania stosunku pracy. można zatem rzec, że korzystanie przez pracownika z platformy internetowej jest jego obowiązkiem (wynika z faktu zatrudnienia i z wewnętrznych regulacji). Oznacza to, że pracownik zaakceptował takie warunki wykonywania swojej pracy i dostępu do informacji. W rezultacie przekazanie przez płatnika informacji PIT-11 za pośrednictwem opisanej we wniosku platformy nie wymaga uzyskania od pracownika dodatkowej zgody w tym zakresie. (zob. interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15 października 2020 r., sygn. Opracował Paweł Huczko
05.01.2022 AKTUALNE. Załóżmy, że wśród oświadczeń złożonych przez pracownika na 2022 rok są: oświadczenie o wspólnym rozliczeniu z małżonką nie otrzymującą żadnych dochodów i przekroczeniu I progu podatkowego, oświadczenie PIT-2. Pracownik ma prawo do ulgi dla rodzin 4+. Wynagrodzenie roczne pracownika przekroczy próg ulgi
Płace Jesteś tu: HR na szpilkach → Świadczenia niepieniężne wykazywane w PIT-11 (25) za 2019 r. Jak wykazać w PIT 11 za rok 2019 to , a jak wykazać tamto ... mnożą się pytania po opublikowaniu nowej wersji PIT 11 (25). Dziś zajmiemy się świadczeniami ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń (art. 12 ustawy o pdof).Na temat przychodów wypowiedział się również Trybunał Konstytucyjny w wyroku z dnia 08 lipca 2014 r. sygn. akt: K 7/13 Zdaniem TK, na podstawie analizy przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, należy przyjąć, że obowiązku podatkowego nie rodzą bowiem takie nieodpłatne świadczenia, które:zostały w szczególności spełnione bez zgody pracownika (udział pracownika był w pełni dobrowolny)nie przyniosły mu korzyści w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatków, gdyż zostały spełnione w interesie pracodawcy orazsą dostępne w sposób ogólny, a co za tym idzie nie można ich przypisać konkretnej osobie (jest ogólnie dostępne dla wszystkich)O nie powstaniu przychodu z tytułu otrzymanych od pracodawcy nieodpłatnych świadczeń decyduje łączne spełnienie określonych wyżej przychody, również te, które nie były świadczeniami pieniężnymi (np. świadczenia rzeczowe) a stanowiły przychód do opodatkowania również należy wykazać w informacji tego typu świadczeń zaliczyć można:składkę na ubezpieczenie grupowe finansowaną przez pracodawcępakiety medyczne finansowane przez pracodawcępomoc udzielona pracownikowi ze środków zgromadzonych na koncie ZFŚSróżnego rodzaju benefity pracowniczekorzystanie przez pracownika z samochodu służbowego do celów prywatnychPrzykładZ dniem 01 października 2019 r. zatrudniono pracownika w wieku 24 zasadnicze, wynikające z umowy o pracę, ustalono w wysokości zryczałtowanej: 2 950 zł wypłacane w ostatnim dniu danego miesiąca kalendarzowego. W związku z wejściem w życie nowych przepisów pracownik złożył pracodawcy oświadczenie, w którym wskazał, że uzyskane przez niego przychody w okresie od sierpnia do grudnia 2019 r. nie przekroczą kwoty: 35 636,67 zł a tym samym będą zwolnione z przysługują podstawowe koszty uzyskania przychodów (250 zł) oraz złożył pracodawcy oświadczenie PIT-2 uprawniające do stosowania ulgi podatkowej (43,76 zł).Październik 2019 r.:pracownik uzyskał wynagrodzenie w wysokości: 2 950 złprzekazano pracownikowi z ZFŚS kartę multisport: 250 złpracownik korzystał z finansowanego w całości przez pracodawcę pakietu medycznego: 150 złPrzekazana pracownikowi karta multisport (finansowana z ZFŚS) będzie korzystać ze zwolnienia z opodatkowania do limitu w danym roku kalendarzowym do wysokości: 1 000 zł (art. 21 ust. 1 pkt. 67 ustawy o pdof).Rozliczenie podatkowo-składkowe wymienionych przychodów uzyskanych w miesiącu październiku 2019 r. przedstawia się następująco: Opis operacji Kwota Wynagrodzenie za pracę:2 950,00 Karta multisport z ZFŚS: zwolnione z opodatkowania do limitu: 1 000 zł 250,00 Pakiet medyczny: finansowany ze środków obrotowych zwolnione z opodatkowania do limitu: 35 636,67 zł 150,00 Łącznie: 3 350,00 Podstawa wymiaru składek na ub. społeczne: (2 950 zł + 150 zł)3 100,00 Składki na ubezpieczenia społeczne do pobrania ze środków pracownika: emerytalna: (9,76% x 3 100 zł) = 302,56 zł rentowa: (1,5% x 3 100 zł) = 46,50 zł chorobowa: (2,45% x 3 100 zł) = 75,95 zł425,01 Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania: (3 100 zł – 425,01 zł)2 674,99 Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania: (2 674,99 zł x 9%) 240,75 Składka na ubezpieczenie zdrowotne do wykazania w PIT-11: (2 674,99 zł x 7,75%) 207,31 Koszty uzyskania przychodu 250,00 Ustalenie hipotetyczne zaliczki na podatek dochodowy obliczanej w celu ewentualnego ograniczenia wysokości składki zdrowotnej do wysokości obliczonej zaliczki Podstawa obliczenia zaliczki na podatek, po zaokrągleniu do pełnych złotych [(2 950 zł + 150 zł) – 250 zł – 425,01 zł]2 425,00 Zaliczka na podatek (2 425 zł x 17% – 43,76 zł) 368,49 Składka na ubezpieczenie zdrowotne (9%) w wysokości: 240,75 zł jest niższa od zaliczki na podatek dochodowy (240,75 zł < 368,49 zł) w związku z czym w tej wysokości zostanie potrącona z wynagrodzenia Do wypłaty (2 950 zł – 425,01 zł – 240,75 zł)2 284,24Listopad 2019 r.:wynagrodzenie w wysokości: 2 950 złprzekazano pracownikowi z ZFŚS bon towarowy: 500 złpracownik korzystał z finansowanego w całości przez pracodawcę pakietu medycznego: 150 złPrzekazany pracownikowi bon towarowy (finansowany z ZFŚS) nie będzie korzystać ze zwolnienia z opodatkowania do limitu zwolnienia: 1 000 zł (art. 21 ust. 1 pkt. 67 ustawy o pdof).Ze względu na złożenie przez pracownika oświadczenia o zaniechaniu poboru zaliczki na podatek dochodowy wartość bonu towarowego będzie pomniejszała wysokość przychodu zwolnionego z opodatkowania w danym roku (35 636,67 zł).Rozliczenie podatkowo-składkowe wymienionych przychodów uzyskanych w miesiącu listopadzie 2019 r. przedstawia się następująco: Opis operacji Kwota Wynagrodzenie za pracę:2 950,00 Bon towarowy z ZFŚS: zwolnione z opodatkowania do limitu: 35 636,67 zł500,00 Pakiet medyczny: finansowany ze środków obrotowych zwolnione z opodatkowania do limitu: 35 636,67 zł150,00 Łącznie: 3 600,00 Podstawa wymiaru składek na ub. społeczne: (2 950 zł + 150 zł)3 100,00 Składki na ubezpieczenia społeczne do pobrania ze środków pracownika: emerytalna: (9,76% x 3 100 zł) = 302,56 zł rentowa: (1,5% x 3 100 zł) = 46,50 zł chorobowa: (2,45% x 3 100 zł) = 75,95 zł 425,01 Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania: (3 100 zł – 425,01 zł)2 674,99 Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania: (2 674,99 zł x 9%) 240,75 Składka na ubezpieczenie zdrowotne do wykazania w PIT-11: (2 674,99 zł x 7,75%) 207,31 Koszty uzyskania przychodu 250,00Ustalenie hipotetyczne zaliczki na podatek dochodowy obliczanej w celu ewentualnego ograniczenia wysokości składki zdrowotnej do wysokości obliczonej zaliczki Podstawa obliczenia zaliczki na podatek, po zaokrągleniu do pełnych złotych [(2 950 zł + 500 zł + 150 zł) – 250 zł – 425,01 zł]2 925,00 Zaliczka na podatek (2 925 zł x 17% – 43,76 zł) 453,49 Składka na ubezpieczenie zdrowotne (9%) w wysokości: 240,75 zł jest niższa od zaliczki na podatek dochodowy (240,75 zł < 453,49 zł) w związku z czym w tej wysokości zostanie potrącona z wynagrodzenia Do wypłaty (2 950 zł – 425,01 zł – 240,75 zł)2 284,24Grudzień 2019 r.:wynagrodzenie w wysokości: 2 950 złwypłacono z ZFŚS świadczenie pieniężne na święta: 1 100 złcały miesiąc pracownik użytkował samochód służbowy do celów prywatnych (poj: 1,8): 400 złWypłacone pracownikowi świadczenie pieniężne z ZFŚS będzie korzystać ze zwolnienia z opodatkowania do limitu w danym roku kalendarzowym: 1 000 zł – 250 zł (karta multisport) = 750 zł zwolnienie z względu na złożenie przez pracownika oświadczenia o zaniechaniu poboru zaliczki na podatek dochodowy pozostała kwota świadczenia pieniężnego: 350 zł (1 100 zł – 750 zł)będzie pomniejszała wysokość przychodu zwolnionego z opodatkowania w danym roku (35 636,67 zł).Rozliczenie podatkowo-składkowe wymienionych przychodów uzyskanych w miesiącu grudniu 2019 r. przedstawia się następująco: Opis operacji Kwota Wynagrodzenie za pracę:2 950,00 Świadczenie z ZFŚS: zwolnione z opodatkowania do limitu: 1 000 zł 750,00 Świadczenie z ZFŚS: zwolnione z opodatkowania do limitu: 35 636,67 zł 350,00 Ryczałt samochód służbowy: zwolnione z opodatkowania do limitu: 35 636,67 zł 400,00 Łącznie: 4 450,00 Podstawa wymiaru składek na ub. społeczne: (2 950 zł + 400 zł)3 350,00 Składki na ubezpieczenia społeczne do pobrania ze środków pracownika: emerytalna: (9,76% x 3 350 zł) = 326,96 zł rentowa: (1,5% x 3 350 zł) = 50,25 zł chorobowa: (2,45% x 3 350 zł) = 82,08 zł 459,29 Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania: (3 350 zł – 459,29 zł) 2 890,71 Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania: (2 890,71 zł x 9%) 260,16 Składka na ubezpieczenie zdrowotne do wykazania w PIT-11: (2 890,71 zł x 7,75%) 224,03 Koszty uzyskania przychodu 250,00 Ustalenie hipotetyczne zaliczki na podatek dochodowy obliczanej w celu ewentualnego ograniczenia wysokości składki zdrowotnej do wysokości obliczonej zaliczki Podstawa obliczenia zaliczki na podatek, po zaokrągleniu do pełnych złotych [(2 950 zł + 350 zł + 400 zł) – 250 zł – 459,29 zł]2 991,00 Zaliczka na podatek (2 991 zł x 17% – 43,76 zł) 464,71 Składka na ubezpieczenie zdrowotne (9%) w wysokości: 260,16 zł jest niższa od zaliczki na podatek dochodowy (260,16 zł < 464,71 zł) w związku z czym w tej wysokości zostanie potrącona z wynagrodzenia Do wypłaty [(2 950 zł + 1 100 zł) – 459,29 zł – 260,16 zł]3 330,55Sporządzając za 2019 r. informację PIT-11(25) pracodawca wykaże:Przychody zwolnione z opodatkowania do limitu: 35 636,67 złwynagrodzenie za pracę (X-XII): 8 850 zł (2 950 x 3 miesiące)świadczenia z ZFŚŚ: 850 zł (500 zł + 350 zł)(opodatkowane + powyżej limitu 1 000 zł)pakiet medyczny: 300 zł (150 zł x 2 miesiące)ryczałt samochód służbowy: 400 złŁącznie przychód: 10 400 złSkładki FUS: 1 309,31 zł [(425,01 zł x 2 m-ce) + 459,29 zł]Składka zdrowotna: (7,75%) 638,65 zł [(207,31 zł x 2 m-ce) + 224,03 zł]Ważne:Przychodu uzyskanego przez pracownika z ZFŚS do wysokości 1 000 zł (250 zł: bon towarowy + 750 zł świadczenie pieniężne na święta) nie wykazuje się w informacji powyższe przychody uzyskał pracownik, który ukończył 26 lat: łączną kwotę przychodu: 10 400 zł należałoby wykazać w poz. 29 informacji PIT-11Gdyby powyższe przychody uzyskał pracownik, który nie ukończył 26 lat i nie złożył płatnikowi oświadczenia o zaniechaniu poboru zaliczki na podatek: łączną kwotę przychodu: 10 400 zł należałoby wykazać w poz. 36 informacji PIT-11Opracowanie: Przemysław Dariusz JeżekWięcej szczegółowych informacji na temat rozliczeń podatkowych i nie tylko znajdziesz w książce autorstwa Przemysław Dariusz Jeżek „Kompendium rozliczania wynagrodzeń i zasiłków”. Zapraszamy do odwiedzenia że mój artykuł okazał się dla Ciebie pomocny. Zobacz więcej o podobnej tematyce lub zdobądź wiedzę z innych obszarów! Zdobywaj nowe kompetencje! Będzie mi bardzo miło, jeśli będziesz odwiedzać mój blog. Zapisz się na Newsletter, chcę Cię informować o zmianach i ciekawych przypadkach z obszaru prawa mieć pewność, że nic Cię nie ominie?Dołącz do ponad 35 000 subskrybentów i bądź na bieżąco!Zdobywanie wiedzy i ciągły rozwój są dla Ciebie ważne? Moją misją jest edukować i dzielić się wiedzą. Zostaw komentarz i daj mi znać w rozwiązaniu jakich problemów mogę Ci jeszcze pomóc? Zainspiruj mnie do nowych treści!Odwiedź i subskrybuj mój kanał na Youtube. Zdobywaj wiedzę jak mistrzowie! Rzetelna wiedza, przykłady, wyliczenia, wyjaśnienia oraz interpretacje zawiłych przepisów – to wszystko znajdziesz na moim kanale! Monika Smulewicz Nazywam się Monika Smulewicz. Jestem ekspertem prawa pracy. Szkolę przedsiębiorców i menedżerów w zakresie efektywnego wykorzystania prawa pracy w biznesie. Jestem autorką kompleksowego programu szkoleń online pt. "Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego." Równocześnie prowadzę zajęcia z prawa pracy oraz naliczania wynagrodzeń na uczelniach wyższych. Moją pasją jest czas pracy, dlatego stworzyłam aplikację do planowania i rozliczania czasu pracy więcej o mnie → Uważasz, że to wartościowe treści? Chcesz więcej?“O kadrach i płacach z pasją” to najpopularniejszy blog o tematyce kadrowo-płacowej w Polsce oraz gwarancja sprawdzonych informacji. Zostawiając swój e-mail dostaniesz nie tylko powiadomienia o nowych wpisach, lecz także dodatkowe, ekskluzywne materiały. Będę strzec Twojego adresu i zachowam go tylko dla siebie! W każdej chwili możesz zrezygnować z subskrybcji. Zapisz się!Podobał Ci się artykuł? Zostaw komentarz!Kursy, które Cię zainteresująDziś jest najlepszy dzień, aby zacząć. Mistrzowie działają tu i teraz. Wierzę, że Ty również podejmiesz wyzwanie mistrzostwa zawodowego!Te artykuły także Cię zainteresują
300 zł miesięcznie - w przypadku pracowników, którzy złożyli oświadczenie, że zamieszkują poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Do końca 2019 r. wyższa, 32% zaliczka na podatek była pobierana w miesiącu następującym po przekroczeniu I progu podatkowego. Od 1 stycznia 2020 r. wyższa zaliczka na podatek jest
Od 2019 roku pracodawcy mogą prowadzić akta osobowe w wersji elektronicznej. To duże ułatwienie dla firm, które chcą zminimalizować ilość papierowej dokumentacji i wprowadzić elektroniczną teczkę pracowniczą. Do wdrożenia zmian wymagane jest posiadanie kwalifikowanego podpisu lub pieczęci elektronicznej. Elektroniczna teczka pracownika Zmiany w ustawach z 2019 roku dają przedsiębiorcom wybór formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Elektroniczne akta osobowe są równoważne z dokumentacją przechowywaną papierowo. Elektroniczna teczka osobowa pracownika powinna składać się z 4 części: Część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby, Część D – dokumenty związane z karami porządkowymi nakładanymi na pracownika. Pracodawca zobowiązany jest przechowywać akta osobowe przez 10 lat (dla zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.) lub 50 lat (dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r.). Elektroniczna teczka pracownika może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej, a pracodawca sam decyduje, z której formy będzie korzystał. Po ustaniu stosunku pracy przedsiębiorca zobowiązany jest do wydania zaświadczenia z informacjami jak długo będą przechowywane dokumenty w formie elektronicznej. Dokumenty kadrowe w formie elektronicznej - przykłady Dokumenty związane z prowadzeniem ewidencji Protokoły odbioru sprzętu i innych udostępnionych aktywów Delegacje Rozliczenia rachunków z pracownikiem (zaliczki) Wnioski urlopowe Zaświadczenia chorobowe Ankiety pracownicze Potwierdzenia doręczenia PIT-11 Umowy o pracę Listy intencyjne Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej - wymagania Szczegóły co do sposobu przechowywania dokumentacji opisuje rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (§9 i §10). Wśród wymagań znajduje się: Zachowanie integralności treści dokumentu i metadanych. Integralność polega na zabezpieczeniu pliku przed wprowadzaniem na nim zmian lub wyraźnym zaznaczeniu, że doszło do modyfikacji. Dostęp do dokumentów kadrowych przewidziany jest tylko dla osób upoważnionych. Elektroniczna teczka pracownika przechowywana jest w sposób bezpieczny - chronione przed uszkodzeniem i utratą, z dostępem wyłącznie dla upoważnionych osób. System, w którym mają być przechowywane dokumenty zbiera dane na temat osób, które przeglądały pliki. Dokumenty kadrowe można w łatwy sposób wyszukać na podstawie metadanych. Każdy pracownik posiada własną teczkę z elektronicznymi aktami osobowymi. Elektroniczny obieg dokumentów pracowniczych - rozporządzenie i podstawa prawna §11 rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej: „1. W przypadku, gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, pracodawca albo osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji.” Jak prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej - 3 sposoby Pracodawca opatruje dokumentację kadrową kwalifikowanym podpisem elektronicznym; Osoba umocowana (księgowa, kadrowa) składa kwalifikowany podpis na aktach osobowych pracownika; Osoba upoważniona lub pracodawca składa kwalifikowaną pieczęć elektroniczną. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna do dokumentacji kadrowej Do prowadzenia elektronicznych akt osobowych pracowników można wykorzystać kwalifikowaną pieczęć przedsiębiorstwa. Zaletą jest możliwość automatyzacji procesu i wykorzystania pieczęci przez kilka osób. Dzięki temu pracodawca nie musi podpisywać wszystkich dokumentów samodzielnie i zlecić pracownikowi kadr i płac. Dodatkowo proces archiwizacji dokumentów może odbywać się bez udziału personelu. Niezależnie od wybranej opcji dobrą praktyką jest znakowanie czasem. Kwalifikowany znacznik czasu dołączony do pliku zapewnia integralność dokumentu, a także konserwuje podpis lub pieczęć. Konserwacja elektroniczna polega na cyklicznym dodawaniu znaczników czasu celem potwierdzenia istnienia dokumentu w danym momencie i poświadczenia, że certyfikat kwalifikowanego podpisu był ważny na dzień podpisania dokumentu. Brak znacznika czasu i wygaśnięcie podpisu/pieczęci skutkuje niemożliwością stwierdzenia czy dokument ma moc prawną. Elektroniczna dokumentacja pracownicza Działy HR powinny zainteresować się kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną. Przechowywanie dokumentów kadrowych jest proste w obsłudze i polega na katalogowaniu dokumentacji w folderach, gdzie każdy plik opatrzony jest certyfikatem pieczęci elektronicznej lub kwalifikowanego podpisu. Dzięki zastosowaniu elektronicznych akt osobowych dział HR ma ułatwiony dostęp do plików, a dodatkowo są one zabezpieczone przed nieuprawnioną modyfikacją. Elektroniczny list intencyjny - moc prawna Dobrą praktyką w działach HR jest wręczanie przed podpisaniem umowy listu intencyjnego wyrażającego chęć zatrudnienia nowej osoby. Zazwyczaj pracodawca nie widzi się z nowym pracownikiem, a ten z kolei ma oczekiwania do potwierdzenia chęci zatrudnienia nie tylko telefonicznie, ale również w formie pisemnej. Pracodawca lub rekruter może dostarczyć takie potwierdzenia w formie elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Nie niesie to co prawda skutku równoważnego zatrudnieniu, ale świadczy o profesjonalizmie firmy. Elektroniczna umowa o pracę Dużą zmianą w zakresie zawierania umów cywilnoprawnych i umów o pracę było wprowadzenie art. 300 Kodeksu Pracy, który stanowi, że w kwestiach nieuregulowanych w kodeksie należy zastosować przepisy przewidziane w prawie cywilnym. A tutaj mamy prostą furtkę do wyrażania oświadczenia czynności prawnej za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jak podpisać umową o prace elektronicznie? Kodeks pracy i cywilny przewiduje trzy formy zawarcia umowy w formie elektronicznej. Opcja 1. Pracodawca i pracownik podpisują umowę o pracę kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Obie strony zawierają umowę kwalifikowanym podpisem elektronicznym ze skutkiem prawnym równoważnym podpisowi odręcznemu. Opcja 2. Pracownik podpisuje umowę o pracę zwykłym podpisem elektronicznym, ale pracodawca posiada kwalifikowany e-podpis. Pracownik podpisuje dokument w formie cyfrowej zwykłym podpisem elektronicznym. Ze względu, że dokument nie niesie skutku prawnego podpisu odręcznego to pracodawca składa swój kwalifikowany podpis i „przypieczętowuje” zapisy umowy. Opcja 3. Pracodawca podpisuje umowę o pracę kwalifikowanym podpisem, a pracownik składa podpis odręczny. Pracownik podpisuje dokument w formie papierowej i składa podpis odręczny. Pracodawca robi skan dokumentu, a następnie opatruje umowę kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Umowa o pracę opatrzona kwalifikowanym podpisem - podstawa prawna Art. 29 § 2 kodeksu pracy stanowi, że umowa zawierana jest na piśmie „Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.” Teoretycznie blokuje to zawarcie umowy o pracę elektronicznie, ale naprzeciw wychodzi Art. 300. Kodeksu Pracy „W sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy do stosunku pracy stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego, jeżeli nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy.” Kodeks Cywilny art. 78 stanowi, że: „§ 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. §2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.” Wyrażając oświadczenie woli w formie cyfrowej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym można zawrzeć umowę o pracę. W przypadku umów zawartych w systemie mieszanym pomoże Art. 77 Art. 77 (2) „Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.” Art. 77 (3) „Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.” Uwaga! Podpisuj Zdalnie nie jest kancelaria adwokacką, a jedynie świadczy usługi elektronicznego obiegu dokumentów. Przed podjęciem decyzji zweryfikuj informacje u prawnika wyspecjalizowanego w prawie pracy. Umowa podpisana elektronicznie - przykłady w dokumentacji kadrowej Umowa o pracę Umowa zlecenie Umowa o dzieło Kontrakt B2B Wszystkie inne umowy cywilnoprawne Podpis kwalifikowany w HR - zalety Oszczędność czasu i pieniędzy – ściąganie nowego pracownika celem podpisania umowy jest kosztowne, zwłaszcza, gdy pracownik preferuje tryb Home Office i mieszka daleko od siedziby biura. Koszt paliwa lub pociągu, nocleg to wydatki rzędu kilkuset złotych. Do tego dochodzi ogrom czasu dla pracownika. Forma elektroniczna zawarcia umowy jest tańsza i wygodna dla obu stron. Budowanie profesjonalnego wizerunku – list intencyjny podpisany w formie elektronicznej daje nowozatrudnionemu pracownikowi poczucie bezpieczeństwa ciągłości pracy. W świetle prawa list intencyjny nie ma szczególnej mocy prawnej, ale opatrzenie go kwalifikowanym podpisem nadaje rangi dokumentowi. Mniej błędów – przepisywanie danych ręcznie, zwłaszcza jeżeli są to numery rachunków bankowych to zawsze duży stres dla pracowników działów kadr. Stosując formę elektroniczną i kopiując informację ograniczamy ryzyko przesłania przelewu do niewłaściwej osoby. Wydajniejsza praca – zamiast zajmować się obiegiem dokumentów papierowych można proces digitalizować i prowadzić komunikację w formie mailowej z załącznikami. Zaoszczędzony czas można wykorzystać na inne czynności związane z prowadzeniem działu kadr. Kwalifikowany podpis zastąpi profil zaufany w komunikacji z urzędami – pracownik od teraz nie musi używać swojego profilu zaufanego. Sprawy urzędowe, działowe, a nawet prywatne załatwi za pomocą jednego urządzenia wielkości palca. Dotyczy to również deklaracji podatkowych i ZUS. Możliwość konfiguracji podpisu elektronicznego do programu ERP – podpis można skonfigurować w systemach HRM używanych przez pracowników działu HR. Potwierdzenie autentyczności i wiarygodności - każdy dokument wychodzący z działu HR za pomocą programu będzie opatrzony podpisem, a co za tym idzie odbiorca otrzyma potwierdzenie autentyczności dokumentu i źródło pochodzenia. Pit-11 dla pracownika w formie elektronicznej Prawo dopuszcza przesłanie pracownikom rozliczeń podatkowych w formie elektronicznej, koniecznie opatrzonych: kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez księgową, właściciela firmy lub osobę upoważnionej kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną Elektroniczny pit-11 podstawa prawna Art. 126. § 1 USTAWA z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa „Sprawy podatkowe załatwiane są na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Pisma utrwalone w postaci papierowej opatruje się podpisem własnoręcznym. Pisma utrwalone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu podatkowego ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią.” Elektroniczny obieg dokumentacji pracowniczej - oferta Podpisuj Zdalnie specjalizuje się w dostarczaniu rozwiązań elektronicznego obiegu dokumentu dla działów kadr i prac. Wspieramy we wdrożeniu kwalifikowanych podpisów elektronicznych dla HR i pieczęci elektronicznych do archiwizacji akt osobowych pracowników. Oferta obejmuje: uzyskanie kwalifikowanych podpisów elektronicznych i konfiguracje w programach kadrowo-płacowych uzyskanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej wsparcie merytoryczne we wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie obejmujące między innymi dział HR Brzmi interesująco? Skontaktuj się z nami! +48 536 456 661 | kontakt@
. 496 28 216 451 106 25 65 305
oświadczenie pracownika do pit 11
